De Dynamics 365 ontdekkingstocht van een bekend Discovery Fund

Commodity Discovery Fund

Wat doe je, als je zeker weet dat er méér uit Dynamics 365 te halen valt, maar je niet exact weet hoe je dat moet doen? Precies, dan ga je vragen stellen aan je leverancier. Maar wat doe je, als er vervolgens geen antwoorden komen en je zelfs letterlijk te horen krijgt, dat je ‘een vreemde eend’ in het klantenbestand bent? Het overkwam Caroline de Groot, Manager Corporate Affairs van het Commodity Discovery Fund. Ze besloot om op ontdekkingsreis te gaan. Op zoek naar een andere leverancier…

Uitdagingen van Caroline

“We zijn een klein team van vijf vaste medewerkers en diverse flex ZZP’ers in binnen- en buitenland. Dat heeft z’n charme, want het betekent dat mijn baan enorm divers is. Ik hou mij onder andere bezig met administratieve handelingen rondom in- en uitgaande participanten van ons fonds, het voldoen aan de AFM wet- en regelgeving, maar ook met marketing, personeelszaken en IT. Rondom technologie betekent dat, dat ik vaak weet wat ik wil, maar dat echte diepgaande kennis over de technologie ontbreekt. Een goed partnership is dus van groot belang”, vertelt Caroline.

Het bijhouden van het administratieve proces van in- en uitstromende participanten was een arbeidsintensief en handmatig proces. Mutaties, bijvoorbeeld op het gebied van bijstortingen in het fonds, maar ook klantafspraken, moesten per participant zichtbaar zijn in Dynamics 365. Dat was nodig om het totale klantbeeld te kunnen bewaken en participanten altijd met de meest actuele informatie van dienst te zijn. Het Commodity Discovery Fund groeide inmiddels gestaag, naar meer dan 1.900 participanten. Ook de directie wilde op een eenvoudige manier meer tussentijds inzicht en grip kunnen houden.

De ontdekkingstocht

De relatie met de destijds huidige Dynamics 365 leverancier was stroperig. “Ik werd onvoldoende geholpen en ervaarde de logheid van een grote organisatie. Omdat we in Aerdenhout gevestigd zijn, was ik op zoek naar een kleinere lokale partij, lekker dichtbij, pragmatisch en iemand die onze taal zou spreken. Google bracht mij bij DynamicHands en het klikte gelijk.”, aldus Caroline.

De ervaring: “allemaal handigheidjes”

Caroline vertelt, dat ze vooral waardeert, dat er letterlijk “allemaal handigheidjes” worden gegeven door DynamicHands. De mutaties, die van een extern administratiekantoor komen, worden nu in een sjabloon gesleept, waardoor het hele participantenbestand in Dynamics 365 binnen enkele minuten weer up-to-date is. “Voorheen betekende dit dagen werk voor mij”. Ook ziet de directie in een aantrekkelijk dashboard de status van het aantal participanten, de totale waarde van het fonds en worden bijstortingen of opnamen per participant automatisch zichtbaar gemaakt. Tot slot worden klantafspraken, die bijvoorbeeld via e-mail gedaan worden, ook automatisch opgenomen in het desbetreffende klantdossier.

“Er wordt echt met ons meegedacht en voor elke uitdaging die wij hebben, komt er snel een professioneel antwoord. Dat is wat ik zo waardeer. Zo willen mijn internationale collega’s in Hong Kong en Seattle ook Dynamics 365 beter gaan gebruiken. Wij gebruiken een Nederlands systeem, maar de handleiding wordt nu ook in het Engels door DynamicHands gemaakt.”

Resultaten

• Tijdsbesparing door minder handmatige administratieve handelingen rondom de in- en uitstroom van participanten;
• Up-to-date inzicht in de status van het Commodity Discovery Fund voor de directie;
• Beter klantcontact met participanten, omdat alle actuele klantinformatie in Dynamics 365 voorhanden is;
• Een intensief klant-leverancierscontact, waarbij kleine teams elkaar dagelijks kunnen versterken.

Over het Commodity Discovery Fund Oprichter Willem Middelkoop startte in 2005 met beleggingen in bedrijven die een significante (grondstof)ontdekking hebben gedaan. Sinds 2008 runt hij het Commodity Discovery Fund. Bij het ontdekken van een nieuwe locatie met economisch interessante concentraties van edelmetalen (goud, zilver, platina), basismetalen (koper, nikkel, zink), of andere minerale grondstoffen (uranium, diamant, fosfaat) wordt jaarlijks miljarden aan waarde gecreëerd. Willem Middelkoop is tevens lid van het Advisory Board van de Londense economische denktank OMFIF. Al tijdens het uiteenspatten van de internetzeepbel in 2001, begint Willem Middelkoop columns te schrijven voor IEX.nl over financiële onderwerpen. Hij is een daarmee een bekende autoriteit, publicist en ondernemer in de financiële wereld. Kijk bijvoorbeeld eens naar deze interessante video: “Wanneer ons geld sterft.”