HandsOn CRM – Handleiding

Navigeren in HandsOn CRM

Voordat je in de bijzonderheden van HandsOn CRM duikt, is het waarschijnlijk handig om een snel overzicht te hebben, van hoe je je in HandsOn CRM kunt verplaatsen. We hebben geprobeerd HandsOn CRM zo intuïtief mogelijk te maken, maar het kan geen kwaad om een snel overzicht te bieden.

De primaire HandsOn CRM-navigatie, komt uit de zijbalk. Als je op de “Hamburger” bovenaan de zijbalk klikt, wordt deze samengevouwen.
De knoppen voor platformnavigatie staan helemaal bovenaan (in het paars). Van hieruit heb je toegang tot Persoonlijke instellingen, het snel aanmaken van records, lijsten maken, etc.
Weergavekiezer. De meeste items hebben een “kiezer” waar je de getoonde weergave kunt wijzigen.
Lint. Deze balk toont acties, die je kunt ondernemen met betrekking tot het record of de lijst die je op dat moment bekijkt. De acties zijn afhankelijk van het type record dat je bekijkt.
Microsoft App Switcher “Waffle”. Hiermee wordt een lijst geopend met andere Microsoft-apps waarnaar je kunt overschakelen, zoals Outlook, OneDrive, enz.

Accounts

Een van de kernitems die jij en de andere gebruikers in HandsOn CRM zullen maken en bijhouden, zijn de accounts waarmee je werkt. Dit kunnen klanten, leveranciers, partners zijn … eigenlijk elke soort zakelijke entiteit.

De lijstweergave met accounts wordt geopend, die lijkt op een spreadsheet.

Om naar Accounts te gaan, klik in de zijbalk op “Accounts”.
Er zijn een paar verschillende weergavefilters beschikbaar met HandsOn CRM en je kunt hiertussen kiezen. Bovendien kun je er een als standaard instellen.
Het lint bevat verschillende acties, die je kan doen met betrekking tot accounts vanuit de lijstweergave, zoals het toevoegen van nieuwe (5) bijvoorbeeld. Als je één of meer Accounts selecteert, door een vinkje te plaatsen in de eerste kolom, zullen de beschikbare Acties veranderen, in die welke moeten worden uitgevoerd op de geselecteerde Accounts.
Om het record van een bepaald account te openen, klik je op de accountnaam.
Om een nieuw accountrecord aan te maken, klik je op “+ Nieuw account”.

Account Record Formulier

Tab Samenvatting

Het Account formulier is waarschijnlijk een van de twee primaire startpunten voor het werk dat je doet in HandsOn CRM, het andere is Contactpersonen.

In het lint zie je acties, die je op dit specifieke record kunt ondernemen, zoals het aan iemand anders toewijzen bijvoorbeeld.
De meeste recordformulieren in HandsOn CRM hebben “Tabs” om tussen andere delen van het specifieke recordformulier te schakelen. Op het accountrecord zijn er tabbladen voor Samenvatting, Adres, Details, Verkoopkansen, Aanvragen en gerelateerde items.
Op het formulier zelf, vind je diverse secties met velden, waarin je informatie kunt opslaan, zoals een telefoonnummer, een beschrijving, etc. m.b.t. het account.

Tab Adres

Tab Details

Tab Verkoopkansen

Tab Aanvragen

Contactpersonen

Een van de kernitems die jij en de andere gebruikers in HandsOn CRM zullen maken en bijhouden, zijn de contactpersonen waarmee je werkt. Dit kunnen bestaande contactpersonen zijn, die gerelateerd zijn aan een account, bestaande contactpersonen, die niet gerelateerd zijn aan accounts en prospects waarmee u in de toekomst hoopt in contact te komen … eigenlijk elke vorm van contact.

De lijstweergave met actieve contacten wordt geopend en lijkt op een spreadsheet.

Om naar Contacten te gaan, klik in de zijbalk op “Contacten”.
Er zijn een paar verschillende weergavefilters beschikbaar met HandsOn CRM en je kunt hiertussen kiezen. Bovendien kun je er een als standaard instellen.
Het lint bevat verschillende acties die je kunt ondernemen met betrekking tot contacten vanuit de lijstweergave, zoals het toevoegen van een nieuw contact bijvoorbeeld. Als je een of meer contactpersonen selecteert, door een vinkje te plaatsen in de eerste kolom, zullen de beschikbare acties veranderen in de acties die moeten worden uitgevoerd op de geselecteerde contactpersonen.
Om het record van een bepaald contactpersoon te openen, kun je op de naam van de contactpersoon klikken.
Om een nieuw contactrecord aan te maken, klik je op “+ Nieuw contact”.

Contact formulier

Het Contactpersoon formulier is waarschijnlijk een van de twee primaire uitgangspunten voor het werk dat je doet in HandsOn CRM, het andere is Accounts.

In het lint zie je acties, die je op dit specifieke record kunt ondernemen, zoals het bijvoorbeeld aan iemand anders toewijzen.
De meeste recordformulieren in HandsOn CRM hebben “Tabs” om tussen andere delen van het specifieke recordformulier te schakelen. Op het contactrecord zijn er tabbladen voor Samenvatting, Adres, Details, Verkoopkansen, Aanvragen en gerelateerde items.
Op het formulier zelf, vind je diverse secties met velden, waarin je informatie kunt opslaan, zoals een telefoonnummer, een beschrijving, etc. m.b.t. het contactpersoon.

Verkoopkansen

Een kenmerk van HandsOn CRM, is de mogelijkheid om verkoopkansen voor je producten of diensten te creëren en te volgen.

Verkoopkansen lijst weergave

De lijstweergave met actieve kansen wordt geopend, welke lijkt op een spreadsheet.

Om naar Verkoopkansen te gaan, klik je in de zijbalk op “Verkoopkansen”.
Er zijn een paar verschillende weergavefilters beschikbaar met HandsOn CRM en je kunt hiertussen kiezen. Bovendien kun je er een als standaard instellen.
Het lint bevat verschillende acties, die je kan ondernemen met betrekking tot kansen vanuit de lijstweergave, zoals het toevoegen van nieuwe bijvoorbeeld. Als je een of meer Verkoopkansen selecteert, door een vinkje te plaatsen in de eerste kolom, zullen de beschikbare acties veranderen in die welke moeten worden uitgevoerd op de geselecteerde Verkoopkansen.
Om een bepaald verkoopkansrecord te openen, klik je op de naam van de verkoopkans.
Om een nieuw verkoopkansrecord te maken, klik je op “+ Nieuw”. Maar eigenlijk is het beter om nieuwe Verkoopkansen te creëren vanuit de Account- of Contactrecord, zoals je hieronder zult zien.

Verkoopkans formulier

In het Verkoopkans Record-formulier zul je werken aan het belangrijkste onderdeel van elk bedrijf: nieuwe opdrachten binnenhalen!

In het lint zie je acties, die je op dit record kunt ondernemen, zoals het bijvoorbeeld aan iemand anders toewijzen of sluiten.
Het Verkoopkans-record bevat een Verkoopkans-processtroom om gebruikers door de stappen te leiden, om deze Verkoopkans tot een succesvolle afsluiting te brengen. Lees hierover verder bij het onderwerp “Verkoopkans-processtroom”.
De meeste records in HandsOn CRM hebben “Tabs” om tussen andere delen van het specifieke formulier te schakelen. Op het verkoopkansrecord zijn er tabbladen voor Algemeen, Producten, Details en Gerelateerde items. Op de tab “Producten” kun je aangeven welke producten of diensten het in deze verkoopkans om gaat. Lees hierover verderop dit document door.
Naast bedrijfs- en contactgegevens, zijn er ook velden om gegevens m.b.t. de verkoopkans te registreren.
Op de tijdlijn zie je verschillende activiteiten. Lees voor de uitgebreide uitleg, het onderwerp “Tijdlijn”

Producten toevoegen aan verkoopkans

Door op de knop “+ Nieuwe (DH) Verkoopkans Product” te klikken, kun je een nieuw product aan deze verkoopkans toevoegen en de hoeveelheid. De prijs van dit product is al eerder in de productenlijst bepaald.

By the way: Producten kun je zelf toevoegen in de “HandsOn Instellingen”.

Hier zie je de eerder door jou toegevoegde producten inclusief aantal en prijs.

Het totaalbedrag wordt getoond met de mogelijkheid een korting toe te passen. Dit kan een vast bedrag of een percentage zijn.

Een verkoopkans omzetten naar een offerte in MS Word

Indien je een verkoopkans in de vorm van een offerte naar MS Word wenst te zetten, om zo deze aan je klant te kunnen versturen, kan dat. Klik op de puntjes in het lint en kies voor Word-sjablonen. Daarna kun je kiezen tussen een Engelstalige of een Nederlandstalige offerte.

Vervolgens kun je in Word de nodige aanpassingen nog verwerken, voordat je deze verstuurd of print.

Maak een verkoopkans aan, vanaf een account of contactpersoon

Je kunt nieuwe kansen zien en toevoegen vanuit een account of contactpersoon record, maar net wat de voorkeursmethode is.

Selecteer vanuit een actieve contactpersoon- of accountrecord het tabblad Verkoopkansen om de lijstweergave van gerelateerde verkoopkansen weer te geven.
De lijst Verkoopkansen toont de verkoopkansen, die betrekking hebben op de contactpersoon, of als je deze weergave bekijkt vanuit een accountrecord, worden alle kansen weergegeven, die verband houden met dat account. Om een bepaald verkoopkans-record te openen, kun je op het onderwerp/naam klikken.
Om een nieuwe verkoopkans toe te voegen, kun je vanaf hier op “+ Nieuwe Verkoopkans” klikken.

Een nieuwe verkoopkans aanmaken via Quick Create

Bij HandsOn CRM hebben we ons gericht op eenvoud en snelheid. Wanneer je op het plusje van de Quick Create knop klikt, opent zich een scherm aan de rechterkant, waar je in een paar tellen een nieuwe verkoopkans kunt registreren, evenals andere records. Via deze manier, zijn er echter geen velden vooraf ingevuld. Wanneer je vanaf een account of een contactpersoon een verkoopkans aanmaakt, zullen een aantal gegevens al voor je zijn ingevuld.

Voer ten minste een naam in voor de verkoopkans en andere optionele informatie.

Het is altijd verstandig om zo veel mogelijk informatie direct in te vullen, zoals het account en de contactpersoon.

Als je klaar bent, kun je het record “opslaan en sluiten”, dat dan onmiddellijk in de lijst verschijnt.

Verkoopkans-processtroom

Processtromen zijn volledig optioneel en kunnen desgewenst worden aangepast of verborgen. Hoewel je ze niet hoeft te gebruiken, zijn processtromen een geweldige manier om checklists te maken van dingen, die op een bepaald moment, op een bepaald record moeten worden gedaan, om het record vooruit te helpen. Het is ook een geweldige manier om je eigen ‘Best Practices’-procedures binnen je bedrijf in te voeren of een succesvol proces te repliceren. Hoewel processtromen verschillende fasen en stappen van elkaar kunnen hebben, werken ze allemaal op dezelfde manier. Hier zullen we als voorbeeld een eenvoudige processtroom voor de verkoopkans bekijken.

Een processtroom bevindt zich aan de bovenkant van het record, zoals hieronder weergegeven.

Elke processtroom heeft een indicator van hoeveel dagen het record in totaal actief is.
Processtromen zijn opgebouwd uit fasen en stappen, het doelsymbool geeft aan in welke fase het record zich momenteel bevindt.
De meeste processtromen hebben meerdere, logische fasen.

Processtadia- en stappen

Procesfasen bevatten stappen, inclusief informatie die moet worden geadresseerd, voordat naar de volgende fase wordt overgegaan.

Het doelsymbool geeft het huidige actieve stadium aan, in het bovenstaande geval bevindt het zich in het stadium “Ontwikkel”.
Als je op het doel klikt, wordt het deelvenster “Stappen” geopend.
Binnen de fase zijn stappen, die in die fase moeten worden aangepakt.
Nadat de stappen zijn aangepakt, kan de gebruiker de processtroom naar de volgende fase verplaatsen.
Er is ook een indicator van hoe lang deze fase actief is.