Teams Chat in Dynamics 365

Het was er al eventjes, maar het komt steeds meer naar de voorgrond; deelnemen aan een Teams-chat vanuit Dynamics 365. Je kunt vanuit een sales record een nieuwe Teams-chat starten of een bestaande chat koppelen aan een sales record. Door alle gekoppelde chats met een record te verbinden, kun je alle chats met betrekking tot dit record op één plek houden.

Wat kun je vanuit Dynamics 365 dan allemaal doen:

• Een nieuw verbonden chatgesprek starten: de chat wordt automatisch verbonden met het record.
• Gebruikers toevoegen aan een bestaande verbonden chat: de chat wordt weergegeven als een verbonden chat voor alle gebruikers die bij het gesprek zijn betrokken.
• Een bestaande chat verbinden met een record: het hele chatgesprek is zichtbaar voor alle gebruikers die deel uitmaken van de verbonden chat.
• Toegang tot al je recente Dynamics 365-chats: de lijstpagina’s, zoals de lijstpagina met verkoopkansen, geven al uw recente chats weer die zijn verbonden met Dynamics 365-records.
• Toegang tot al je recente chats: je top 200 Teams-chatgesprekken worden vermeld op de lijst- en recordpagina’s.
• Een bestaand kanaal met een record verbinden: hoewel het kanaal met de record is verbonden, zijn de kanaalgesprekken alleen toegankelijk vanuit Teams.
• Deelnemen aan een bestaande verbonden chat: chats weergeven en gemakkelijk deelnemen aan chats die zijn verbonden met een record waarvoor je schrijf rechten hebt, zelfs als je oorspronkelijk geen deel uitmaakte van de chat.
• Navigeren naar een record vanuit een verbonden chat: navigeer rechtstreeks vanuit de verbonden chat naar een gerelateerde record.

Instellingen

Welke instellingen moet je aanzetten, om deze functionaliteit te kunnen gaan gebruiken? Deze kun je vinden in de ‘App Settings’ area in de Sales Hub app, maar ook in de Customer Service Hub in de ‘Service Management’ area.

In de instellingen geef je ook aan, voor welke tabellen (entiteiten) het mogelijk moet zijn, om de Teams chat functionaliteit te kunnen gebruiken.

Teams-chats en -kanalen gerelateerd aan een record openen

Wanneer je aan een record werkt, welke onderdeel is van een tabel, welke je hebt geselecteerd in de App Settings, zie je op de betreffende records het pictogram Integratie met Teams-chats en -kanalen aan de rechterbovenkant van de pagina en kan je deze selecteren.

Het deelvenster Teams-chats wordt geopend en geeft de volgende secties weer op het tabblad Chat:

• Chats verbonden met record  laat een lijst zien met Teams-chats die je hebt verbonden met het record of iemand anders heeft deze verbonden met jou als deelnemer.
• Andere chats laten een lijst zien met je top 200-chatgesprekken in Teams. Je kunt elk bestaand gesprek selecteren en met een record verbinden.

Het tabblad Kanaal geeft de kanalen weer, die je hebt verbonden met het geselecteerde record en kanalen waarvan je deelnemer bent en die door iemand anders zijn verbonden.

Een Teams-chat in Dynamics 365 starten

Je kunt een nieuwe chat starten of een bestaande Teams-chat omzetten in een verbonden chat om de chat te koppelen aan een Dynamics 365-record.

1. Open een Dynamics 365-record, zoals een verkoopkans record en klik op Chat icoon om het de Teams chat in een deelvenster te openen.
2. Om een nieuwe verbonden chat met een deelnemer te starten, selecteer je Nieuwe verbonden chat in de sectie Chats die zijn verbonden met record. Zoek en selecteer in het veld Deelnemers de namen van de deelnemers met wie je wil chatten.
3. Selecteer na het toevoegen van de deelnemers Chat starten.

Alle deelnemers aan de verbonden chat zien de chat, wanneer ze het record openen in Dynamics 365.

Een verbonden chat starten met andere online leden

Je kunt een verbonden chat starten met andere leden die online zijn en hetzelfde record bekijken als jij. Als je een verbonden chat met een of meer online leden wilt starten, selecteer je een gebruikerspictogram op de opdrachtbalk bovenaan en selecteer je vervolgens Teams-chat starten. Het pop-upvenster van Teams wordt weergegeven en je kunt beginnen met chatten.

Een bestaande chat verbinden met een record of de verbinding met een record verbreken

Je kunt een chat verbinden met één record of meerdere records. Als je bijvoorbeeld een chat had over een potentiële klant die een verkoopkans is geworden, kun je de chat ook verbinden met de verkoopkans. Als je later besluit, dat je de chat toch niet met de potentiële klant wilt verbinden, kun je de verbinding verbreken.

• Als je een bestaande chat wilt verbinden met een record, selecteer je de chat in de sectie Andere chats en selecteer je vervolgens Meer (…) > Verbinden met dit record.
• Als je de verbinding tussen een chat en een record wilt verbreken, selecteer je de chat en selecteer je vervolgens Meer (…) > Verbinding verbreken met dit record.

Een Teams-kanaal verbinden met een record

Je kunt een Teams-kanaal verbinden met een record, zodat alle leden vanuit het record eenvoudig toegang krijgen tot de verbonden kanalen en de gesprekken kunnen volgen.

Open een Dynamics 365-record en selecteer het chat icoon . Het deelvenster Teams-chats wordt geopend. Of selecteer Samenwerken op de opdrachtbalk om een kanaal met het record te verbinden.  Selecteer het tabblad Kanaal. Op het tabblad worden de kanalen weergegeven die al met de record zijn verbonden. Selecteer het pictogram Een Teams-kanaal verbinden met dit record in de rechterbovenhoek van het deelvenster Teams-chats. Het dialoogvenster Samenwerken met Microsoft Teams wordt geopend. Als je een nieuw verbonden kanaal wil starten, selecteer je Een nieuwe verbinding maken. Als je een bestaand kanaal wil verbinden, selecteer je het kanaal in de lijst en selecteer je Samenwerking starten.

Een normale Teams-chat starten in Dynamics 365

Je kunt een normaal gesprek starten in Dynamics 365, als je niet wilt overschakelen naar Teams.  Selecteer Chat pictogram en daarna het pictogram Chat opstellen in de rechterbovenhoek van het deelvenster Teams-chats. Deze optie start een individuele of groepschat, maar verbindt deze niet met de record.

Een chatbericht toevoegen aan een Dynamics 365-record

Klik op het bericht in Teams, dat je als Notitie of als Taak aan een D365 record wil toevoegen. Klik op de drie puntjes voor Meer Opties. Vervolgens selecteer je Meer acties > Toevoegen aan Dynamics 365. Seecteer  in het veld Betreffende het record waaraan je het bericht wil toevoegen als notitie of taak. Standaard wordt het bericht als notitie toegevoegd. Als je dit bericht als taak wenst terug te zien, selecteer dan Toevoegen als taak. De notitie of taak wordt toegevoegd aan de Tijdlijn van het record in Dynamics. Standaard wordt de notitie of taakkaart  naar de chat verzonden. Als je dit niet wil, vink dan Notitiekaart naar gesprek verzenden of Taakkaart naar gesprek verzenden uit.