Hoe zorg ik voor een lagere werkdruk bij mij en mijn medewerkers?

Herken je dat het overzicht soms ver te zoeken is? Wat er binnenkomt, probeer je meteen op te pakken. Je bent constant bezig om alle ballen hoog te houden en kan geen stap terug te doen. Op een gegeven moment hou je dit niet meer vol. Of je houdt dit wel vol, maar dan niet op een leuke manier. Hoe zorg je voor een lagere werkdruk bij jezelf en jouw medewerkers?

Probeer eens tijd te reserveren om te ontdekken welke ballen je niet meer hoog hoeft te houden. Dit kan heel goed door processen anders in te richten of te automatiseren.

Als het rustig is kun je heel goed alle ballen hoog houden, maar als het druk wordt, lukt dat niet. Je kunt op een gegeven moment niet meer doorgroeien, omdat jouw capaciteit de grens bereikt. De werkdruk moet eigenlijk omlaag. Dit kan door taken te delegeren, processen onder de loep te nemen en zaken te veranderen.

Werkdruk continu hoog

Wanneer de werkdruk continu hoog is, gaat dat een keer ten koste van jouw medewerkers en uiteindelijk weer ten koste van projecten, klanten enz. Dit is helemaal niet nodig en zeker niet efficiënt. Iemand kan namelijk ongeveer 4 weken productief onder hoge druk werken. In de praktijk zien we dat dit soms nodig is om een project te redden. Vervolgens is de desbetreffende persoon de periode erna een stuk minder productief of wordt zelfs ziek. Hoe effectief ben je dan bezig?

Hoe verlaag je de werkdruk?

De werkdruk kun je verlagen door:

• Mensen lekker in hun vel te laten zitten en door de stress te verlagen. Probeer zoveel mogelijk aan te reiken waar mogelijk. Bijvoorbeeld een speciale muis, een headset of andere benodigdheden die nodig zijn voor de werkzaamheden.

• Minder langdradige processen. Soms is men een half uur per dag bezig met processen die niet bij het eigenlijke werk horen. Bijvoorbeeld ‘uren schrijven’. Niemand houdt hiervan. Dus maak het dan zo eenvoudig mogelijk met een handige urentool.

• Stel realistische deadlines. Hoe vaak kom je onrealistische deadlines tegen?! Het is keihard werken om de deadline te halen; avonden en weekenden doorwerken. Het is vaak een geval van de planning niet goed afstemmen op de deadline. Daarbij kun je je ook afvragen; waarom moet die deadline gehaald worden?. Het antwoord is vaak ‘mooie datum’ of ‘het kwam zo uit’. Die deadline kan in vele gevallen ook 3 weken later.

• Bied een helpende hand. Zeker als je merkt dat iemand het te druk heeft of zelfs overwerkt. Een gesprek kan al veel druk van de ketel nemen: Lukt het allemaal nog? Waarom denk je dat je moet overwerken? Kan ik iets van je overnemen?

We merken zelf dat men niet altijd naar ons toekomt, want men wil het zelf oplossen. Door regelmatig het gesprek aan te gaan, kun je dit voor zijn en wordt de werkdruk weer iets minder.

Laat ons weten wat jij doet om de werkdruk te verlagen. We zijn benieuwd!

Groeten,
Gerben en Remy