Arbeidskrapte? Automatiseer repeterende handelingen!

Blog 2 van 2

In de vorige blog beschreven we een aantal elementen, om als werkgever aantrekkelijker te zijn en werknemers aan je te binden. Deze keer gaan we in, op de tweede strategie om arbeidskrapte te bestrijden: meer doen met hetzelfde aantal werknemers, door het automatiseren van repeterende of routinematige handelingen. Maar laten we eerst eens beginnen met een belangrijke vraag vooraf:

Waarom repeterende of routinematige handelingen automatiseren?

Medewerkers willen graag van betekenis zijn en uitgedaagd worden schreven we al eerder. Repeterende werkzaamheden zullen echter op termijn voor de meeste mensen saai en geestdodend worden. Het risico bestaat dan, dat werknemers met routinematige werkzaamheden vroegtijdig afscheid nemen. Het is daarom interessant om te onderzoeken of er werknemers zijn die leuker, meer inspirerend en betekenisvoller werk zouden kunnen uitvoeren.

De kans bestaat ook, dat er gedacht wordt, dat er ergens een nieuwe Fte nodig is, terwijl het werk mogelijk ook anders ingedeeld kan worden. Er kan door automatisering namelijk voor iedereen extra tijd worden vrijgemaakt. Om dit te onderstrepen, geven we 3 voorbeelden vanuit de praktijk. Ze leveren gemak en tijdswinst op, omdat de software (c.q. computer) saaie of onnodige werkzaamheden van hen overneemt:

Voorbeeld 1: Het integreren van emailberichten aan dossiervorming

Veel gebruikte software, om routinematige handelingen te automatiseren, is PowerAutomate. Nagenoeg iedere werknemer kan er zijn of haar voordeel mee doen. Een voorbeeld: stel dat er een opdracht van een klant per email binnenkomt. In veel gevallen is er dan iemand handmatig bezig om deze opdracht naar het Dynamics 365 CRM systeem te transporteren. Soms wordt er ook eerst nog een Pdf-formaat van gemaakt.  Maar waarom zou je deze klantorder niet automatisch in het desbetreffende dossier laten opslaan? Zo zijn er nog honderden voorbeelden van dossiervorming te bedenken, waar dagelijks vele mensenhanden aan te pas komen. Bovendien kan dat laatste fouten opleveren.

Voorbeeld 2: Het automatiseren van herinneringen

Ook dit voorbeeld zal voor veel ondernemers herkenbaar zijn. Elke dag zijn er één of meerdere medewerkers bezig met het versturen van herinneringen. Soms is het zelfs een dagtaak. Het kan bijvoorbeeld gaan om een klant, die vergeten is, om zijn of haar factuur te betalen, maar ook om een  manager die nog steeds geen goedkeuring (approval) heeft gegeven. Al dit soort saaie werkzaamheden, zijn eenvoudig te automatiseren. Bovendien is er nog een voordeel: een computer heeft er geen gevoel bij, klaagt nooit en voert altijd uit.

Voorbeeld 3: Het voorkomen van decentraal gedoe met Excel

Bij veel bedrijven gaat er tijd verloren aan gedoe rondom Excel lijsten. Ook hier een voorbeeld: Er moet een marketingcampagne gestart worden. Adresgegevens van klanten zijn nodig. Na een inventarisatie blijkt, dat er op allerlei verschillende plekken, zelfs thuiswerkplekken, klantgegevens te vinden zijn. Dat is nogal privacygevoelig, niet volgens de regels en bovendien onveilig. Toch komt het vaker voor dan je denkt. Daarnaast kunnen er vragen gesteld worden bij de kwaliteit van de diverse klantenbestanden. Klantbeheer kan niet in een Excel bestand gedaan worden, vinden wij! Daarom kunnen we het zo automatiseren, dat al die gegevens, uit verschillende bestanden en applicaties, vanaf nu automatisch gecentraliseerd worden. Zelfs voor kleinere klanten is dit interessant en we noemen het HandsOn CRM.

Apps automatiseren ook

Ook met Microsoft PowerApps zijn allerlei werkzaamheden te automatiseren. Je bouwt zelf apps, of we helpen je erbij. Bijvoorbeeld voor urenregistraties, kilometerregistraties of het bijhouden van de thuiswerkvergoeding van de Belastingdienst. Het handmatig bijhouden van gegevens, kost medewerkers onnodig veel tijd en lijstjes raken eerder kwijt.

Zelfs een repeterend onboardingproces van een HR-afdeling kunnen we op een moderne manier actief maken met een app. Dan is die eventueel nieuwe Fte waarschijnlijk extra onder de indruk, want ook moderne tooling zorgt voor werkgeluk…